Secrétaire Assistant(e) (H / F)

CDD 5 mois – Poste basé à Grenoble

En lien avec la Directrice Juridique et Commerciale, la responsable du service marchés et les chargés de marchés, il aura pour missions principales :

MISSIONS PRINCIPALES

• Participer au suivi administratif des marchés:

– Enregistrer et suivre les dossiers (sous-traitance, avenants, travail dissimulé… dans les tableaux de bord

– Saisir les marchés et les documents d’exécution dans le progiciel financier (ARAVIS)

-Classer et archiver les dossiers

-Rédiger des courriers et documents marchés et les notifier aux prestataires

-Transmettre au contrôle de légalité les documents du service

– Appuyer les chargés de marchés: courriers et notifications

• Assurer le secrétariat du service:

– Traiter le courrier: arrivée/départ des courriers et courriels

– Suivre les parapheurs entrants/sortants

– Contribuer à l’organisation des commissions et des jurys en concertation avec les autres membres du service et avec la secrétaire de la direction juridique et commerciale

– Gérer l’accueil téléphonique et présentiel

– Gérer les stocks de fourniture

-Organiser les réunions et événements ponctuels du service

– Suivre les bons de commande et les factures du service

• Participer à la sécurité juridique et à la performance de l’achat:

– Accompagner les opérationnels dans le suivi des procédures et l’accès et l’utilisation des modèles (notamment en ce qui concerne les certificats de cessibilité, les actes de sous-traitance et les avenants)

– Accompagner les fournisseurs dans la mise à jour et le traitement de leurs dossiers

-Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et des modèles

-Contribuer aux réunions d’équipe et y être force de propositions

COMPETENCES TECHNIQUES et QUALITES REQUISES     

·           Rigueur	·         Polyvalence
·           Compétences de gestion	·         Adaptabilité et sens du travail en équipe
·           Bonne maîtrise de l’outil bureautique et capacité à travailler sur divers logiciels La connaissance des principes de base des marchés publics est un plus.

PROFIL

• Bac+2 secrétariat / assistanat gestion PME PMI

Actis étudie, à compétences égales, toutes candidatures dans le respect de son engagement pour la non-discrimination et l’égalité de traitement et dans le cadre de la « Charte de la Diversité » qu’il a signée.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Aménagement du travail très attractif : 35 heures avec jours de RTT (22 JRTT sur une base annuelle) et plage horaire très large
• Rémunération selon profil et expérience : entre 1 800,00 et 1 980,00€ bruts sur 12 mois + chèques déjeuner + mutuelle + intéressement

• Indemnité de fin de mission 10% et indemnité compensatrice de CP 10%
• Prise de poste courant janvier idéalement

POUR POSTULER

Envoyer CV + lettre de motivation avant le 21 février 2023

Par mail : recrutement@actis.fr                    Courrier : ACTIS – Service du Personnel

25 avenue de Constantine – CS72508

38035 Grenoble Cedex 02